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会议是人类社会群体协调与沟通的重要途经，采用协商型会议（如公司的董事会）作为议事和决策的手段，也是促进企业与社会效率提高的重要规则。人们往往通过会议来沟通交流、增进了解、集思广益、争论思辩、化解冲突、形成决议，可以说，在成本适当的情况下，举行注重实效、简短而具有活力的会议是各种社会组织不可避免的主要协调方式之一。
举行会议的出发点，往往是为了解决突出矛盾，提高运行效率，降低社会发展成本。但当我们用“文山会海”、“会议季节”、“会议生活”、“会议式生存”之类的表述来形容、调侃有关开会的种种现象时，会议本身却成了一种成本高昂而效率低下的行为。台上念报告、台下听报告已成为类似每年两会这样重大会议的既定模式。而发展“会议经济”、“会展经济”、“旅游度假式会议”已经成了许多城市和旅游名胜重要经济增长点和收入来源。
传统会议模式，显然与创建“和谐社会”、“节约型社会”目标存在着一定的不协调性。由于各种会议的成本通常由公款支出和企业非生产性支出负担，若从经济学角度来分析思考，其中相当大的比重可以归纳为无谓损失，从而造成社会净福利的减少。
据说日本某公司为提高开会效率，实行会议成本分析制度。每次开会，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间（小时）。之所以平均工资乘3，是因为产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，态度就会更加慎重，会议效果就较为明显。当然，要降低会议成本，除了减少会议的直接成本之外，提高会议效率，缩短会议时间，也同样重要。
据经济学的成本概念分析，除了会议的直接成本（如食宿、交通、场地、设备租借和会议服务、打印材料等）和间接成本（如参加会议者的小时工资）之外，还应当考虑会议的机会成本。美国经济学家斯蒂格利茨在他的教科书中提供了一个案例材料“会议的机会成本”，并对此有简单计算。
该案例说明，企业往往会忽视一种最重要的机会成本：即高层管理者的宝贵时间。有一专业研究机构曾调查分析了美国最大的一千家企业中的200位管理者，他们平均每天有15分钟打电话，72分钟在出席各种不必要的会议，32分钟在阅读或写各种备忘录。
如果将这些数字乘上48周（假设管理者每年有四周假期），那么每位经理平均每年花60小时打电话；128小时用于不必要的备忘录；而有288小时出席那些不必要的会议。如果能够把这些无谓损失的时间用于其他更具效率的事情，就等于节约了大量机会成本。
当然，不是所有的会议都是无效率或者严重浪费社会稀缺资源的，如果我们能够把日常的管理规则和重要事项通过网络发布、编制规则手册、电话电视会议甚至网络会议等各种方式去替代会议，也能节约大量资源，避免劳民伤财式的巨大浪费。
此外我们还可以通过学习和掌握更有效率的会议形式和方法，来提高会议的实际成效。因此我们可能需要特定的会议程序和议事规则。只有在一定的规范和程序下，会议才能起到拓宽言路、集思广益、凝聚共识的功用，才能实施多数占优但同时尊重和保护少数人意见的自由民主原则。我们经常遭遇低效无益的会议，内容空泛、拖泥带水、决策先决、强奸民意，或各说各话、缺乏真实交流，教条与曲解盛行，容不得争论与深入思考。
议事规则是建立在人们的常识和逻辑的基础之上的。它旨在设定全体认可的框架，使会议能够以高效、民主的方式来处理事务。掌握了议事规则的原理，我们就可以根据组织的需要来调适，既不过分拘泥于形式而导致效率低下，也不随意变动而损害会议的既定程序和民主原则。一般来说，会议规模越大，意见越是多样化，就越需要遵循较为正式的规则。
议事规则的意义，还在于能使参会者就会议方式达成一致，在权利制衡的共同框架下讨论和决议。所有的成员都必需遵守议事规则，在规则面前人人平等，努力运用好各自的发言权、知情权和投票权，设法使自己的意见占上风；当自己的意见不被多数人接受时，也不滥用个人或组织的权力而危害整体利益。会议主持人虽是规则的执行者，负责按程序保证会议正常运行，但同样受会议规则约束，不能凭借个人意志与偏好对议事过程施加不当影响。