湖南湘邮科技股份有限公司第三届董事会第十三次会议决议公告
本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，对公告的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏负连带责任。
湖南湘邮科技股份有限公司第三届董事会第十三次会议于2009年8月14日上午9点在公司八楼会议室召开。会议应到董事9人，实到董事9人（其中：章干泉授权委托李利华出席表决，罗来华授权委托李雄出席表决）。公司监事和高级管理人员列席会议，会议召开符合《公司法》和《公司章程》的要求。会议由董事长李雄先生主持，形成了如下决议：
一、会议以9票赞成，0票反对，0票弃权，审议通过了《公司2009年半年度报告及摘要》。
二、会议以7票赞成，1票反对（董事阎洪生反对），1票弃权（独立董事孔维民弃权，其对整改报告的一些措辞和定性语句持保留意见），审议通过了《湖南湘邮科技股份有限公司限期整改报告》。报告具体内容附后。
特此公告!
湖南湘邮科技股份有限公司董事会
二OO九年八月十八日
湖南湘邮科技股份有限公司限期整改报告
根据中国证监会《关于做好上市公司2008年年度财务报告及相关工作的报告》和《关于加强上市公司2008年年报监管相关工作的通知》要求，2009年5月5日至22日，中国证监会湖南监管局对我公司进行了现场检查。针对检查中发现的问题，于2009年6月24日下发了湘证监公司字【2009】18号《关于责成湖南湘邮科技股份有限公司限期整改的通知》（下简称：《通知》）。
公司对本次检查中发现的问题高度重视，针对《通知》中的问题逐条进行了检查和讨论，并制定相应的整改方案和措施。具体整改方案说明如下：
一、关于公司治理方面
1、独立董事未勤勉尽责，2008年度独立董事述职报告由公司代拟，该报告应由独立董事亲自完成。
情况说明及整改措施：2008年度独立董事述职报告是由公司草拟，经独立董事修改、审核确认后，提交股东大会审议的。公司与独立董事已协商确认，今后年度独立董事述职报告将由公司提供相应原始资料，由独立董事亲自撰写，提交公司董事会。
2、内部审计机构未能有效发挥监督职能。
整改措施：公司从2009年开始已经陆续采取措施进一步加强审计部门在公司经营管理过程中的监督职能。具体做法如下：
（1）将审计部单列，直接对董事会负责，独立行使监督权。
（2）审计部每季度对公司本部及下属子公司的财务报表和账务处理进行日常审计，对内部审计中发现的问题形成书面报告给公司管理层、董事会和监事会。目前已完成公司本部2009年1-4月份和下属子公司湖南科兴通信技术有限公司1-6月份的内审工作。
（3）审计部定期对公司内部重大项目、重大业务进行专项审计和核查。2009年已完成“宜章湘粤学校系统集成工程项目”和“2006远教项目”专项审计，并对公司2008年度末应收账款进行了核查。目前正在对成都分公司和邮资机项目进行专项审计。
（4）审计部下半年将对公司内部控制制度进行核查和评估。
3、关联交易表决未回避。第三届董事会第十一次会议，两名关联董事关联交易议案表决过程中未回避表决。
情况说明及整改措施:第三届董事会第十一次会议关联交易表决中，两位关联董事忽略了表决票中对此议案不需表决的标示，进行了表决，投了赞成票。工作人员发现后，及时向董事说明了该情况，同时在董事会决议及公告中，未将此两票计算在内。今后，公司将在表决票上对需要回避表决的议案作出明示，避免此类情况再次发生。
4、年度股东大会召开程序欠规范，2008年度股东大会，只有2名独立董事列席。同时，董事长未能出席并主持会议及宣读《董事会报告》，由总裁代办。
整改措施：（1）加强董事、监事和高级管理人员对《公司法》、《证券法》，尤其是《上市公司股东大会规则》、《公司章程》的学习。公司已将相关法律法规发给公司董事、监事、高级管理人员和相关部门员工。
（2）严格遵守《上市公司股东大会规则》等相关法律法规及《公司章程》的规定履行职责，按时出席公司相关会议。董事长如果不能主持股东大会，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务时，由半数以上董事共同选举的一名董事主持。
（3）由于公司股东大会参会率一直不高，2006年度股东大会4人参加，2007年度股东大会3人参加，2008年度股东大会3人参加，公司决定以后召开股东大会时，尽量提供现场与网络相结合的方式供投资者参与股东大会。
二、关于信息披露方面
1、大股东湖南省邮政公司与公司除正常业务往来以外，每年还产生大量的资金借贷往来，包括双方资金运作及短期银行还贷周转借款。2007年12月29日，公司向大股东借款5,700万元，2008年1月2日归还。2008年12月31日，公司向大股东借款4,880万元，同时大股东代为支付工程款520万元，合计5,400万元；2009年1月4日，公司归还大股东借款4,880万元。上述关联交易公司未如实披露。
情况说明及整改措施：公司在日常生产经营中，因银行融资周转和业务发展需要，存在从大股东短期拆借资金的情况，周期一般在一周左右。由于这些资金都是短时间的临时拆借，公司未在每年的日常经常性关联交易中进行预测和披露。公司将在以后年度的信息披露中，对此进行专项披露，并避免发生跨年度资金拆借周转行为。
2、定期报告披露不完整。
（1）年度报酬披露每位现任董事、监事和高级管理人员在报告期从公司获得的税前报酬总额，包括基本工资、奖金、津贴、补贴、职工福利费和各项保险费、公积金、年金以及其他形式从公司获得的报酬，但公司仅披露了基本工资、奖金和津贴。
情况说明及整改措施：在2008年报披露中，由于相关工作人员的理解偏差和疏忽，公司高级管理人员的税前报酬总额仅包括基本工资、奖金和津贴，未包括福利费和各项保险费、公积金，2008年度五位高级管理人员的薪酬分别遗漏披露2.46万元-2.61万元不等。公司今后将按照中国证监会下发的年报披露规则，从严从细披露。
（2）公司未披露公司治理存在的主要问题，也未说明公司治理持续整改事项的进展情况。
情况说明及整改措施：在2008年年度报告第五章第一点－公司治理的情况中，公司按照年报披露要求，从股东与股东大会、控股股东与上市公司等7个方面，说明了公司目前治理的情况。同时详细说明了公司2007－2008年专项治理的情况，以及整改的情况。考虑到在已披露的自查报告和整改报告中，对公司治理的主要问题及相关问题的整改有说明，就没在年报中单独披露。以后在定期报告披露中，公司将对公司治理存在的主要问题以及持续整改事项的进展情况进行详细披露。
（3）在“董事会报告”中，公司未分析经营和持续盈利能力的连续性、稳定性；未说明本年度取得和处置子公司的情况，以及对上市公司整体生产经营和业绩的影响。
情况说明及整改措施：在2008年“董事会报告”中，公司分析了对未来发展的展望，其中包括：所处行业的发展趋势及公司面临的市场竞争格局、公司未来发展的机遇、公司未来发展战略和新年度经营计划等，未单独分析公司经营和持续盈利能力的连续性、稳定性。公司将在以后定期报告披露时予以完整说明。
本年度取得和处置子公司的情况，仅为出售公司下属子公司湖南湘邮置业有限公司的股权。公司年度报告在“九、重要事项之（四）资产交易事项”进行了披露，并明确此项交易的损益情况，但未说明对公司整体生产经营的影响。公司将在以后的定期报告披露中，在“董事会报告”中，说明本年度取得和处置子公司的情况，以及对公司整体生产经营和业绩的影响。
（4）同一信息前后年度报告披露不一致。2008年年度报披露公司其他应收款－应收新华雅酒店款770万元，但2007年年度报告披露为可供出售的金融资产。
情况说明及整改措施：2007年该笔投资未到期，符合可供出售金融资产的条件。2008年审计时，此笔投资已到期，但未收回，不符合可供出售金融资产条件，属于其他应收款，因此该事项的账务处理在上述两个年份存在不一致。
三、关于募集资金使用方面
1、募集资金未专项存储、管理。公司募集资金未按照上海证券交易所《上市公司募集资金使用管理办法》的要求，专户存储管理。
情况说明及整改措施：（1）公司系2003年12月上市的公司，根据当时上市要求未明确募集资金专户存储。（2）上海证券交易所发布《上市公司募集资金使用管理办法》后，公司虽未对募集资金实施专户存储管理，但公司根据募集资金投资项目实施的具体情况，明确了相关银行资金对口相应的募集资金投资项目。（3）2008年年初，公司首次上市募集资金余额655.88万元， 2008年末公司首次发行募集资金已使用完毕。
2、募集资金项目投资内容与投资承诺存在较大差异。公司招股说明书披露4个募集资金项目，加上变更投向的两个项目，其中承诺固定资产投资总额约为1.3亿元。但根据公司年报披露，从2003年度至2008年度，固定资产原值增加为6,876万元，即使该固定投资全部为募集资金投资，固定资产也少投6,124万元。
情况说明及整改措施：公司招股说明书披露4个募集资金项目，承诺固定资产投资总额为1.3亿元。公司募集资金项目投资内容与投资承诺有差异原因主要在于：（1）根据2006年8月24召开的公司2006年第一次临时股东大会决议，减少了电子邮政开放式平台和湘邮科技营销网络项目后续投入（均为固定资产投资），将剩余的募集资金分别投入GPS全球卫星定位车辆安防系统运营和金融安防运营项目。改投的2个项目固定资产投入需求较原来项目有所减少；（2）部分募集资金项目的固定资产可以共用，因此实际固定资产投入与计划存在差异。
3、募集资金投资进度缓慢。2006年募集资金改投“GPS全球卫星定位车辆安防系统运营项目”，截止检查日，超过3年时间，公司仅完成投资总额的38.7％。
情况说明及整改措施：“GPS全球卫星定位车辆安防系统运营项目”采用了边投入、边研发、边推广的方式。截止目前投入的38.7％完成了第一代产品的研发和部分推广。目前公司正在进行二代产品研发和第一代产品的深入推广，主要业务为中国邮政行业邮政车辆的GPS服务。该项目将在2009年度全面投入并产生效益。
4、募集资金投资收益未达到预期。公司招股说明书和2008年年报披露6个项目预计年收益为8,364.85万元，而实际年收益仅为1,594.93万元，投资项目未达到收益预期。
情况说明及整改措施：公司6个募集资金项目，除金融安防运营项目外，其余项目收益情况未达到预期收益，说明如下：
| 承诺项目名称 | 预计收益 | 产生收益 | 未达到计划收益说明 |
| 电子邮政开放式平台 | 2,790.00 | 513.61 | 根据2006年8月24日召开的公司2006年第一次临时股东大会决议，减少了项目后续投入，因此收益与预计情况有所差异。 |
| 2,480.00 | 282.66 | 邮政金融网计算机系统收益暂时不明显。 | |
| 热转印邮资机 | 1,027.00 | 72.20 | 热转印邮资机项目正在推广期，效益在逐步体现。 |
| 湘邮科技营销网络 | 1,200.00 | 198.15 | 根据2006年8月24日召开的公司2006年第一次临时股东大会决议，减少了对项目的后续投入，因此收益与预计情况有所差异。 |
| 133.35 | |||
| 金融安防运营项目 | 325.38 | 395.16 | |
| 合计 | 8,364.85 | 1,595.13 |
针对一直以来，募集资金投资项目收益欠佳的情况，2009年公司将加强对这6个项目投入与收益的管理。对于减缓投入的电子邮政开放平台和湘邮科技营销网络，公司将在已建成的项目基础上，加大收益回收力度，减少与预期收益的差距；邮政金融计算机网络系统，公司将不断挖掘相关配套业务系统，真正实现其业务价值，产生效益；正在推广的热转印邮资机项目，公司将继续加大其在邮政行业的推广力度，在深挖已占有的市场潜力的基础上，开拓全国邮政剩余省份的市场，加快该产品在邮政行业的普及，效益尽快体现；对于刚建成的GPS全球卫星定位车辆安防系统运营项目以及正在建设中的金融安防运营项目，公司将深度挖掘GPS、GPRS、GIS等技术在邮政行业的特色应用和增值服务，巩固以邮政网点电话联网报警及金库安全管理项目为主的安防运营业务。重点完成集团公司一、二级干线车辆GPS监控项目、MAS移动应用平台项目、四川、江西和陕西金库指纹联网管理系统、邮政生产监控与指挥调度系统等9个项目的推广建设工作，加快项目效益的形成。
四、关于财务管理和内部控制方面
1、内控制度不健全，财务制度不符合准则的规定
公司没有制订销售与收款环节的内部控制制度；没有建立常规的存货暂估制度，公司对货到发票未到的存货的相关资料不交财务进行账务处理，造成了存货帐实不一致，导致完工项目成本不完整；没有建立有效的成本核算制度，没有完善的生产成本核算资料和库存邮资机、信封打印机的收发存数量金额式台账，财务对项目成本的结转缺乏完整的完工进度和收入、成本预算等资料作为依据，导致邮资机和信封打印机期末存货计价及相应的营业成本结转不准确。
公司《财务管理制度》相关内容不符合《企业会计准则》的规定。例如：“公司采用工程项目成本法核算公司所有对外销售(产品)项目的销售成本，项目成本法即企业发生的一切与成本有关费用都以项目为归集对象来核算产品成本”；“制造费用指除了直接人工和直接材料以外的所有为工程销售项目执行和管理支出的所有费用”；“每个会计期财务都会因为收到项目销售款或要收销售款而开出销售发票”，且公司根据发票金额确认营业收入；“管理费用是指公司行政管理部门为组织和管理公司而发生的费用”。
情况说明及整改措施：公司将按照《企业会计准则》、《内部会计控制规范－基本规范》及相关的企业内部控制应用指引（征求意见稿）的要求，尽快拟订湖南湘邮科技股份有限公司销售与收款内部会计控制制度、存货财务内部控制制度、成本核算管理制度，修改、完善公司现有的《财务管理制度》，并组织财务部门、生产部门、资产管理部门和市场部相关人员进行培训学习，确保上述制度的有关执行人员充分了解制度要求和流程要求，使制度得到有效执行。
2、部分内部控制未能得到有效执行
（1）资产管理存在漏洞。公司财务制度规定，固定资产必须每年至少盘点一次，对盘盈、盘亏、报废和毁损的固定资产要严格审查，经财务总监、总裁批准后，于年度决算前处理完毕。检查发现，2008年末公司对固定资产进行清理，将已到期和报废的原值2,194万元、净值65万元转入固定资产清理，只有财务总监签字，未经总裁批准，且未对其残值和实物进行任何处置；其中，个别固定资产仍具有使用价值且仍在使用。另外，固定资产实物管理与财务管理存在脱节现象，造成账实不符。
情况说明及整改措施：公司将在8月底进一步完善《固定资产管理办法》。并对2008年末手续不完善的固定资产清理，进一步完善手续和流程；对未处理的残值和实物将在核实实物的使用状况后，分别不同情况进行账务或实物的处理；对个别具有使用价值且仍在使用的固定资产，将建立资产备查簿进行登记管理，确保资产的安全；近期将安排资产管理部与财务部一起对公司范围内的固定资产进行帐实核对，并按实际存在资产的品名、规格等修改、完善财务资料，保证固定资产的实物管理与财务管理相衔接。
（2）控股子公司管理有漏洞。子公司成本、费用和人员界限不明，将子公司视同内部部门管理。如物业公司购买发电机、打印机等计入母公司固定资产，其工作人员工资和伙食补贴计入母公司管理费用；母公司发放年终奖同时向各子公司发放等等。
情况说明及整改措施：由于母公司的物业管理委托物业公司管理，故为母公司物业管理所付出的人工费用和购买的设备列入了母公司，母公司不再另付物业费。公司以后将严格划分母子公司的成本费用和人员界限，确保各子公司独立运行。
母公司发放的年终奖虽由母公司统一发放，但在相应的子公司列支成本费用。
3、财务基础工作薄弱
（1）账务处理不规范。公司存在误将收款收据重复确认收入的现象或多开票现象，造成虚增收入和资产。财务未建立合同或项目台账，详细登记项目合同号、客户名称、财务核算项目名称、编号、合同金额、累计开票金额、尚未开票金额的等内容。制造费用、生产成本各明细项目之间随意结转，导致制造费用和生产成本发生额虚增。
情况说明及整改措施：在2008年已披露的会计报表中，公司已将因误以收款收据重复确认收入或多开票确认的收入进行了调整。为杜绝这种现象的再度出现，公司已着手建立项目合同台帐，及时跟踪项目进度、详细登记项目合同号、客户名称、财务核算项目名称、编号、合同金额、累计开票金额、累计收回金额、尚未开票金额等内容。此项工作将在8月份完成。
从2009年1月起，公司已安排审计部对公司财务进行旨在加强财务基础工作的日常财务审计。对每个月的每张凭证，按照《会计基础工作规范》的要求进行严格审计，并对不符合要求的凭证及其附件，在规定时间内进行补充和完善；督促财务人员加强业务学习，提高业务素质。
（2）账务核对不及时。公司与分子公司、邮政系统各公司等主要业务单位之间未及时对账，也未及时作账务处理，形成大量遗留问题，管理混乱。
情况说明及整改措施：公司今年4月份专门成立了往来账款清收小组，负责清理、核对、催收历年的往来款项，3个月来清收小组的工作正在有条不紊地进行，取得了较显著的成绩，截至6月底已收回历年应收账款2000多万元。8月底将完成与分子公司、湖南省邮政公司、湖南省邮政信息技术局及邮政系统其他主要往来单位账目的清查和核对，将逐年逐笔落实每一笔往来款项的形成原因及所对应的项目、责任部门和责任人，在对方单位确认无误后，及时清收、处理各往来账款。公司财务部门已安排专人负责往来对帐，要求每月10日前完成上月的对帐，并报主管领导审核。
（3）未达账项问题多。公司银行余额调节表编制不及时，存在大量的、长期的银行未达账项，且未能及时清理。公司和注册会计师对部分账项以金额小为由未进行调账处理，如结息收入5,403.03元、基金收入2,274元等。
情况说明及整改措施：银行未达帐项形成的主要原因是部分银行本身对回单管理存在缺陷，致使银行回单缺失或未及时收到，同时也由于公司财务人员未及时要求银行补制回单。目前公司已与银行沟通，银行将根据银行流水补齐回单。以后公司财务将进一步加强与银行沟通，及时取得回单或要求银行快速补齐回单；并规定次月15日前由会计编制完上月余额调节表，并及时根据余额调节表情况对账务进行处理，以确保未达帐项不超过一个月。
（4）财务软件存在系统缺陷。公司财务统一使用用友财务软件，各往来科目明细账合计数与总账数不一致。经检查核对，原因为财务软件在每年年末结转时出错，造成各往来科目部分明细账的下年年初余额与上年年末余额不一致。
情况说明及整改措施：由于用友财务软件在升级过程中出现了系统漏洞，造成了用友财务系统中应收和应付两个子系统数据与总账系统数据不一致，主要表现在每年年末结转至下年时部分数据或客户不能结转。虽然系统问题没有及时得到解决，但财务人员将未能正常结转至下一年度的客户或数据设备查账进行了登记。通过用友公司专业技术人员和财务人员的努力，已修复了上述系统的漏洞，从2009年初起总账和明细账已经每月对账相符。
（5）部分记账凭证所附原始凭证不完整。转账或调账未附三方协议，没有债权人同意转移债权的相关证明；部分银行收款凭证中的实际付款人与记账凭证记录的付款人不一致，没有付款人代偿债务的证明，造成公司债权债务记录与对方单位不一致，不利于公司债权债务的核对和清理；计提折旧、税费时无明细单据附件；成本核算结转、费用分摊无附件；大量收入、成本的相关凭证附件不齐全。
情况说明及整改措施：由于部分债权债务在发生当时没有取得相应的原始凭证，待到落实并需要进行调账或转账时，又因业务人员或对方单位人员变动等原因，很难取得债权人同意转移债权的证明。也有一部分确实由于财务人员业务素质不高，责任心不强造成。我们将在以后的管理中严格规范财务基础工作，杜绝此类差错的产生。计提折旧、税费、成本结转、费用分摊等凭证无附件或附件不齐的情况从2009年起已得到了全面整改。
（6）多头挂账。往来科目存在大量多头挂账的现象，不利于财务人员及时核对往来款项，不利于对公司债权、债务的管理。
情况说明及整改措施：一个单位的往来可能会涉及多个项目，业务也可能跨多个部门，由于业务部门和财务部门之间信息沟通不充分，造成相应的债权债务也因为没有完整的资料作为调账依据而多头挂账。目前已对部分单位多头挂账进行了清理。在以后的工作中，将加强部门之间的沟通，并由财务部门安排专人负责清理多头挂账的账务，对款项性质相同的多头挂账进行并账处理。
（7）会计科目设置混乱。公司2008年财务科目余额表上仍设有“短期投资’’科目；应付职工工资科目和应付职工薪酬科目同时并存；期间费用明细科目设置不符合规定，如管理费用下设有广告费、宣传费，营业费用下设水电费、修理费；重复设置明细科目，如管理费用下设董事会费、董事会费1、福利、福利1、社会保障费、社会保障、工会经费、工会费、水电费、水费，营业费用下设医疗保险、基本养老金、社会保障费。
情况说明及整改措施：由于财务软件的系统的原因，对不再使用的会计科目只能封存，不能删除，否则相应的历史数据就会丢失，因此，科目余额表上仍会出现“短期投资”、“应付工资”等新会计准则中不再使用的会计科目。期间费用明细科目由于核算要求发生了改变，同样因软件系统的原因不能删除，已对不使用的科目封存。关于期间费用明细科目的设置，我们将根据《企业会计准则》的要求，在近期内进行规范。
（8）生产成本和期间费用划分不正确。期间费用以招待费等名义进入生产成本而不能提供依据，应计入营业费用的运输费错误计入原材料科目。
情况说明及整改措施：公司以事业部为单位进行核算，事业部的相关费用进入制造费用，然后按月分摊到生产成本，存在期间费用与生产成本划分模糊的现象。公司将严格执行《企业会计准则》，根据公司生产经营管理的实际情况进一步明确期间费用和生产成本界限。
（9）现金管理不规范。现金收款，未开具收款收据；现金付款未在相应原始凭证上加盖“现金付讫”章。
情况说明及整改措施：公司存在现金收款用收款凭证代替收款收据及现金付讫章只盖在付款凭证的现象，公司财务已从5月份开始整改，所有现金收入开具正规收款收据，所有现金支出的原始凭证盖现金付讫章。
公司将严格执行《现金管理条例》、《会计基础工作规范》。加强货币资金管理，公司还将拟订货币资金内部控制制度，规范货币资金的核算和管理。
（10）账务处理不及时。对经济业务的账务处理时间滞后于经济业务发生的时间，有的长达3～4个月，导致平时的账、实不符。
情况说明及整改措施：由于公司开设银行账户较多，而银行本身回单管理也存在缺陷，造成很多银行回单缺失或者有误，从而对某些经济业务未能及时进行账务处理，造成账、实不符。以后对银行的回执采取由专人定期收集，对效用低的银行账户进行销户处理，尽可能的减少未达账项。
（11）审计调整不及时。审计调账时公司当年只调整报表不作财务处理或只作一部分，次年才作账。
情况说明及整改措施：年报审计结束的时间在财务账务系统的年度结转之后，部分需要调整帐务无法做到上一年度，只能在次年做帐务调整。在以后的审计工作中，争取早日安排好审计工作，让审计工作在年度帐务结转以前完成。
（12）年末部分会计工作由审计师替代。不问清审计调账原因，盲目作账，过度依赖审计师。如报表项目重分类、编制会计报表附注、资产减值测试等工作都是依赖审计师来完成。
情况说明及整改措施：加强财务人员学习和培训。在以后的审计工作中，按照审计程序要求准备好审计基础资料和数据，提前做好资产减值测试，缩短审计周期。一方面提高工作效率，另一方面节约审计成本。
（13）存在大额现金收支和账外账户。部分大宗业务交易使用现金，违反现金管理条例；北京分公司有两个银行账户未纳入核算范围。
情况说明及整改措施：公司GPS个人业务存在各销售点收取现金、集中上交财务的现象，公司将严格控制这部分现金收入，制定相关制度督促各销售点及时足额解款。
北京分公司两个银行账户主要是北京分公司在本部报销费用时用，一收一支，基本没有余额，并且北京分公司没有进行独立核算，故当时未对其纳入核算范围。为了规范帐户管理，近期内将对其进行销户处理。
（14）会计档案的管理不规范。如凭证装订不及时，年度终了未将电脑账簿打印输出，归档管理。
情况说明及整改措施：严格执行《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》，加强财务管理。对会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料，及时建立档案，并妥善进行保管。会计档案建档要求、保管期限、销毁办法等严格按《会计档案管理办法》的规定进行。对相关电子数据、会计软件资料等一并作为会计档案进行管理。
（15）财务人员业务素质低。财务人员对与财务核算和财务管理相关的政策、法规、准则等的学习、掌握不够，缺乏应有的职业敏感和工作责任心。
情况说明及整改措施：重点加强对员工的业务培训，并定期实行考核，做到奖罚分明，严格实施过错追究责任制，以提高工作责任心。
重新完善会计人员岗位责任制度。主要内容包括：会计人员的工作岗位设置；会计工作岗位的职责和标准的描述；各会计工作岗位的人员和具体分工；会计工作岗位轮换办法；对各会计工作岗位的考核办法；加强对分子公司会计人员的业务指导工作。
五、关于会计核算方面
1、收入确认违背制度规定。公司按收入实现制确认收入，违背了《企业会计准则一收入》权责发生制的确认原则。如公司财务根据各事业部按项目付款申请开具的销售发票确认销售收入，但财务部并末掌握项目的实际的完工进度；产品销售和提供劳务应按不同方式分别核算，但公司却全部按照劳务的方式核算。
情况说明及整改措施：虽然在项目预算及立项审批过程中，我们做到严格把关，然而在项目实施环节完全由各业务部门实施内部管理和控制，财务人员无法及时、准确地掌握项目进度并作出账务处理，以致项目实施的实际进度与财务核算有时存在脱节的现象。近期内我们将通过制订并执行销售与收款内部会计控制制度、存货财务内部控制制度、成本核算管理制度，来规范收入的确认和成本的结转。
2、收入和成本结转依据不充分。业务部门从项目的申报、启动、施工到项目的验收、维护等各个阶段，均未及时向财务部门报送项目预计收入、预计成本、项目完工进度、补充收入、追加成本等相关资料，以致收入的确认和成本的结转缺乏完善的、详实的相关资料。
情况说明及整改措施：计划将相关项目管理职能放到财务部门，由财务部门对每个项目的实施进行过程跟踪控制。以合同管理为主体，以项目进度为控制点，以资金流控制为主要手段，严格财务核算，确保项目实施。同时近期内将通过制订并执行销售与收款内部会计控制制度、存货财务内部控制制度、成本核算管理制度，来规范收入的确认和成本的结转。
3、收入与成本不配比。公司存在有收入无成本，有成本无收入的现象。对于提供劳务在收入确认和成本结转中未能严格遵循完工百分比法进行核算。对于产品销售，没有建立商品的收发存管理制度和期末暂估入库制度造成项目收入与成本核算不同步。
情况说明及整改措施：由于项目预算出现偏差，造成部分项目有收入无成本，有成本无收入现象。公司将责成相关业务部门与财务部门一起，对有收入无成本和有成本无收入的项目进行彻底清理，完善项目管理和核算资料及手续，对无法实现收入的成本进行处理，以真实反映公司经营情况。同时将通过制订并执行销售与收款内部会计控制制度、存货财务内部控制制度、成本核算管理制度、存货暂估制度来规范收入的确认和成本的结转。
4、在建工程未及时结转固定资产。在建工程一株洲GPS信息平台系统项目，2008年3月已完工，且2008年1月就开始产生收益，至今未结转固定资产。另外该科目还存在费用资本化的现象。
情况说明及整改措施：由于此平台是公司搭建的第一个外地GPS平台，一直处于不断地升级和改造完善过程中，虽然已开始产生收益，但实际尚处于试运行状态，故未结转固定资产。根据该平台的实际状况，2009年第三季度公司将组织业务、技术、财务、审计人员对该项目进行结算，验收。
5、应付职工薪酬核算不准确。公司未按照会计准则要求，将内退人员退休工资确认为预计负债，而是一次计入当期管理费用。
情况说明及整改措施：据《企业会计准则》，企业实施职工内退，应将自职工停止服务日至正常退休日之间期间、企业拟支付的内退人员工资和缴纳的社会保险费等，确认为预计负债，而不应该在职工内退后各期分期确认因支付内退职工工资和为其缴纳社会保险费而产生的义务。由于相关资料签字手续未齐全，暂未到财务进行相应核算处理。计划在8月份得到解决。
6、转让湘邮置业股权的帐务处理不规范。公司转让所持湘邮置业股权，截至2008年12月13日，股权转让款未收到，过户手续也未办理完毕，而至检查日，公司仍在管理湘邮置业账务。公司提前确认了该项股权转让和损益。
情况说明及整改措施：相关股权转让过户手续于2009年4月份已办理完毕，账务手册于2009年6月交接完毕。
7、内部往来有差异。公司的内部往来存在较大差异，且造成差异的原因不明，导致财务报表合并时无法金额抵销，影响合并财务报表资产、负债的真实性。
情况说明及整改措施：公司内部往来除了与波士特公司差异较大外，其他子公司内部往来基本上每年年底都能核实无误。与波士特内部往来差异主要由两方面原因产生，一方面波士特公司未对湘邮科技本部开票，而波士特已确认收入并产生内部往来，而湘邮本部账务未能及时体现。另一方面，波士特公司已开票确认收入并已产生内部往来，由于业务部门报账不及时也造成湘邮科技本部未确认内部往来。基于这样两个原因，造成了本部与波士特公司内部往来差异较大。2008年年报审计过程中，已清查完毕，并已进行了帐务调整，内部往来完全一致，确保了报表的真实性。通过整改学习，目前对各子公司内部往来由专人实行按月核实，每月月底，与各子公司核实无误，并于次月10日之前对核实的内容由双方进行盖章签字确认，并交财务部总经理复核，由财务部归档保存。
8、子公司波士特部分总账和明细账不符。2008年末，波士特应付账款总账与明细账差异3,243,512.86元。
情况说明及整改措施：产生此类差错的主要原因是波士特用友系统缺陷一直未得到解决，目前公司正在和用友公司积极探讨研究这个问题，争取8月份通过用友技术支持做到账账相符。