江西长运股份有限公司
第五届董事会第五次会议决议公告
本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整,对公告的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏负连带责任。
江西长运股份有限公司于2007年9月26日以专人送达与邮件送达相结合的方式向公司全体董事发出召开第五届董事会第五次会议的通知。会议于2007年9月30日以通讯表决方式(传真)召开,会议应参加董事9人,实际参与表决董事9人,符合《公司法》和《公司章程》的有关规定。参与表决的董事认真审议了本次会议议案,以通讯表决方式,一致审议通过了《江西长运股份有限公司公司治理专项活动整改报告》。
江西长运股份有限公司董事会
二零零七年九月三十日
江西长运股份有限公司
公司治理专项活动整改报告
根据中国证监会《关于开展加强上市公司治理专项活动有关事项的通知》和江西省监管局《关于开展江西辖区上市公司治理专项活动的通知》的要求,江西长运股份有限公司于2007年3月底启动了公司治理专项活动,公司成立了以董事长为组长,公司董事、监事、董秘和其他高级管理人员为成员的公司治理专项活动领导小组,并于2007年3月至9月间认真开展了公司治理专项活动。
一、公司治理专项活动期间完成的主要工作
2007年3月下旬,公司组织董事、监事和高管人员学习了证监会关于开展上市公司治理专项活动的有关文件,充分认识到开展公司治理专项工作的重要性和必要性,并对公司本次治理专项活动进行了部署。
2007年4月19日,公司第五届董事会第一次会议审议通过了《关于加强公司治理专项活动的工作方案》,并报送江西监管局。
2007年4月28日,公司公告了设置的专门电话和网络平台听取投资者和社会公众对公司治理的意见和建议。
2007年4月至6月初,公司本着求真务实精神,对照证监会的具体要求和自查事项,逐条进行了深度自查,并形成了书面报告。
2007年6月20日,公司第五届董事会第二次会议审议通过了《关于公司治理自查与整改计划的报告》与《关于加强公司治理专项活动自查情况报告》,并上报江西证监局、上海证券交易所。
2007年6月21日,公司在《中国证券报》、《上海证券报》及上海证券交易所网站公告了自查报告和整改计划,接受投资者和社会公众对公司治理的评议。
2007年9月5日至9月7日,江西证监局对本公司进行了公司治理专项活动的现场检查。
二、对公司自查发现问题的整改情况
公司已依据相关法律、法规的要求建立了较为完善的法人治理结构,并严格据此规范运作,公司治理状况总体良好,但在以下几个方面有待进一步完善和改进。
1、《公司信息披露制度》、《总经理工作细则》、《重大事项内部报告制度》等治理相关制度,有待根据新颁布的法律、法规,结合公司实际,进行进一步的修订、完善与重新制定。
整改措施:
公司于2007年6月20日召开了第五届董事会第二次会议,审议通过了《公司信息披露事务管理制度》和《公司董事、监事和高级管理人员所持公司股份及其变动管理规定》;公司于2007年8月27日召开了第五届董事会第四次会议,审议通过了《公司重大信息内部报告制度》、《公司总经理工作细则》,上述制度已正式生效执行。
2根据新会计准则,公司财务管理、对外投资相关的内部控制制度有待进一步更新与完善。
整改措施:
公司自2007年4月起开始启动对公司财务管理、对外投资等相关一系列内部控制制度的疏理工作,至2007年8月底,经重新修订的相关内控制度已完成初稿编制,公司计划于今年底完成相关内控制度的审批工作,并随后开展对实施情况的跟踪与监控工作。
3、公司股东大会的召开,有待采取多种方式予以完善。
整改措施:
公司计划在今后召开股东大会时,除采用现场会议方式,还提供多种方式供股东选择,从而为股东参与股东大会提供便利条件,方便广大中、小投资者更好地行使表决权。
4、须进一步加强与投资者的沟通工作;
整改措施:
根据《公司投资者关系管理制度》,为进一步加强与投资者的互动,公司已着手进一步充实公司网站内容,定期收集与汇总媒体与投资者对公司的评价、意见和建议,另外,公司亦通过年报寄送,做好股东来电、来访的回复与接待工作等具体措施,不断努力提升公司投资者关系管理工作的水平。
投资者关系管理是公司需长抓不懈的一项重要工程,公司在今后将进一步对此项工作进行不断的加强与完善,从而推动公司与投资者之间良性互利、互动关系的形成。
5、加强对公司董事、监事和高级管理人员在证券法规与信息披露方面的培训。
整改措施:
2007年3月下旬,公司组织董事、监事和高管人员学习了证监会关于开展上市公司治理专项活动的有关文件精神,并印制了《公司治理相关法规汇编》与《公司治理相关制度汇编》,发放至公司董事、监事和高级管理人员,方便董事、监事和高管人员学习与查阅。另外,公司丰富了局域网的栏目设置,增加了证券法规专栏,通过传真与电子邮件尽量在第一时间将新法规与公司通过的各项制度的全文发送至公司董事、监事和高管人员,督促上述人员及时了解和掌握颁布的新法规和通过的新制度的内容与精神,从而进一步提升公司董事、监事和高管人员的法规意识和履行信息披露义务的意识。
公司董秘与证券事务代表积极参加了上海证券交易所的后续培训活动,努力做好规范的信息披露,提高信息披露质量。为规范公司信息的收集、传递和实现信息共享,公司还指派一名董事亲自负责信息管理事务,督促公司各部门和子公司共同重视信息管理工作,更好地履行上市公司信息披露义务。
三、对江西监管局现场检查发现问题的整改情况
证监会江西监管局于2007年9月5日至9月7日对公司进行了现场检查,针对现场检查中发现的问题,公司非常重视并制定了相应的整改措施。
(一)、“三会”运作方面
1、公司董事会下设的审计委员会与提名委员会未按照工作细则召开例行会议。
情况说明与整改措施:
公司董事会下设的审计委员会在监督公司的内部审计制度及其实施、审核公司的财务信息及其相关披露信息等方面均做出了一些基础性工作;公司提名委会在对董事候选人和总经理人选进行审查并提出建议、对董事会聘任的其他高级管理人员进行资格审查,在发表意见和建议等方面亦发挥了积极作用,但上述二个委员会会议未按工作细则做好规范的委员会会议记录和决议,并由委员在会议记录上签名。
公司董事会下设的各专业委员会将以此为鉴,严格按照相关工作细则的规定,召开规范的委员会会议,从而保证各专业委员会积极发挥各自的作用,促使董事会科学决策。
2、公司董事会授权委托书制作较为粗糙,未明确具体的授权范围。
情况说明与整改措施:
公司个别董事因工作原因不能出席董事会会议,出具的授权委托书未明确对列入董事会会议通知中的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的指示,造成部分授权委托书不够规范。
公司董事会现已规范了会议通知中授权他人出席董事会的授权委托书的格式要件,今后将要求全体董事严格按照《公司章程》和《董事会议事规则》的规定执行,力争做到格式、授权完整。
3、个别董事会和监事会会议记录签名不全。
情况说明与整改措施:
经查,公司第五届董事会第一次会议与第五届监事会第一次会议记录,由于会议召开时间较长,签名时间较为紧促,存在会议记录遗漏个别董事、监事签名的情况,但各项决议均经全体董事和监事的签字确认。
今后公司将认真核对并督促出席会议的董事、监事在相关会议文件上签名,进一步做好董事会、监事会会议记录的完整和规范等工作。
(二)、财务方面
1、个别自制原始凭证不完善
情况说明与整改措施:
经查,公司在每月计提固定资产折旧、无形资产的摊销时,采用自制的原始凭证,但未在原始凭证中注明计提或摊销的比例与依据等。
公司今后将引以为鉴,在会计核算上严格遵循有关财务会计制度的相关规定,规范会计处理与财务核算过程。
2、公司2006年年报中,子公司黄山长运的900余万元长期借款应列入“一年内到期的长期负债” 项目
情况说明与整改措施:
在公司2006年年报中,控股子公司黄山长运有限公司共有9,047,159.96元的长期借款,系收购黄山国资委持有的黄山市汽车运输总公司净资产所带入的逾期银行借款,列在长期借款科目中。
公司在最近一期的财务报告(2007年半年报)中,已将控股子公司黄山长运有限公司的上述银行借款,列示至“一年内到期的非流动负债”项目中。
今后,公司将在监管部门的指导和帮助下,严格按照相关法律、法规的规定规范运作,不断加强公司治理的规范化建设,强化公司董事、监事和高级管理人员的履职意识,进一步做好信息披露工作,同时认真贯彻落实公司本次治理专项活动中提出的各项整改计划,不断提高公司治理水平,促使公司持续健康发展。
江西长运股份有限公司
二零零七年九月三十日