一、公司治理专项活动期间完成的主要工作
4月初,公司组织各相关部门认真学习文件精神,进行内部自查,如实反映近几年公司内部治理情况,认真查找存在的问题和不足,深入分析产生的问题及深层次原因,提出整改的方案,并制定了切实可行的自查整改工作时间进度和具体的自查计划,积极组织开展治理专项活动。
5,6月份,公司按计划安排,本着实事求是的原则,严格对照《公司法》、《证券法》、中国证监会制定的法规和发布的有关上市公司治理的规范性文件以及《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》等指导文件,认真查找公司在股东状况、规范运作情况、独立性情况、透明度情况等治理结构方面存在的问题和不足,深入剖析问题产生的原因,提出整改计划。
在以上自查活动的基础上,公司于2007年6月28日召开第五届董事会第十六次会议,专门审议通过了《关于加强上市公司治理专项活动的自查报告及整改计划》。
6月29日,公司在巨潮资讯网站和《证券时报》、《上海证券报》、《中国证券报》上公告了《关于加强上市公司治理专项活动的自查报告及整改计划》,同时公布了听取投资者和社会公众意见及建议的联系电话、传真、电子信箱等多种联系方式,积极听取投资者和社会公众对公司治理活动的评价和整改计划的建议和意见。截止本报告出具日,没有股东对公司治理自查报告通过电话、电子邮件等形式提出反对意见;只有几名股东通过深交所相关评议系统对公司治理予以肯定和表扬,说明公司的法人治理是相对规范的,股东对公司的日常管理和运作是认可的,也说明公司的自查是深刻的,整改时间、整改措施是可行的。
8月22日-8月24日,公司接受了吉林省证监局的现场检查。
9月20日,公司收到吉林省证监局下发的《关于吉林敖东药业集团股份有限公司治理专项活动整改建议》(吉证监发[2007]190号)。
二、对公司自查发现问题的整改情况
公司自1996年上市以来,认真按照国家有关法律、法规和中国证监会、吉林省证监局、深圳证券交易所的要求,始终坚持规范运作,不断完善治理结构,公司治理总体状况良好。通过此次深入开展自查活动,公司发现以下四个方面的有关问题有待完善,针对自查存在的问题和不足,公司做了以下整改工作:
1、《信息披露管理制度》有待完善
整改措施:公司第五届董事会第十六次会议审议通过《信息披露管理制度》的修订稿,并将该制度上报到吉林省证监局和深圳证券交易所,同时放置于巨潮资讯网站,目前已正式生效执行。
2、要进一步发挥董事会下设专门委员会的作用
整改措施:董事会通过学习证监会关于公司治理的有关文件,加强了对董事会专门委员会作用的认识。随着公司规模的不断扩大,发展战略、人力资源管理、投资决策等对于公司的未来发展越来越具有举足轻重的作用,公司将不断加强董事会专门委员会的建设,做到制定出适应公司战略发展需要,能够增强公司核心竞争力,确定公司发展规划,健全投资决策程度,加强决策科学性,提高重大投资决策的效益和决策的质量,做到事前审计、专业审计,确保董事会对经理层的有效监督,完善公司治理结构,充分发挥董事会各专门委员会在公司经营发展中的核心作用,以提高公司运作水平。
3、公司需进一步加强相关人员的学习培训
整改措施:公司根据事迹情况,集中董事、监事、高管人员深刻学习相关法律、法规,不断提高其法律意识。2006、2007年两年,公司积极组织董事、监事、高管人员、证券事务代表参加了吉林省证监局举办的董事、监事培训班,相关财务人员参加了新《企业会计准则》的学习,特别是在吉林省证监局的领导到公司现场带领公司董事、监事、高管人员学习了《上市公司董事、监事和高技管理人员所持本公司股份及其变动管理规则》。下一步公司将结合各种相关法律、法规的实施,定期对公司董事、监事、高管人员以及其他负有信息披露职责的人员和部门开展信息披露制度方面的培训,提高其规范运作和诚实守信的意识,提高整体工作质量。
4、正确对待中国证监会的行政处罚,汲取教训,总结经验,杜绝此类事件的再次发生
整改措施:公司董事会将正确对待中国证监会的处罚意见,认真总结经验,不断完善信息披露以及其他各项工作,汲取因信息披露违规被证监会行政处罚的教训,加强学习和组织建设,杜绝此类事件的发生。
(1)建立学习相关知识的长效机制。公司董事会将定期组织全体董事、监事及高级管理人员认真学习《证券法》、《公司法》及证监会、深圳证券交易所出台的各种法规,并按照相关规定修订公司《信息披露管理办法》,不但要从思想上高度重视信息披露,而且要在实际工作中将信息披露落到实处。
(2)明确信息披露的主要内容、传递、审核及披露程序。公司董事会向董事、监事、高管人员及包括子公司法人、公司组合药股东下发公司修订后的《信息披露管理办法》,明确信息披露的主要内容,并在此基础上明确信息披露义务人在知悉重大事件发生时应如何传递、审核及披露。公司指定董事会秘书与深交所沟通,负责向深交所汇报拟披露的公告,经深交所审核后,在指定媒体上予以公告。
(3)明确董事、监事、高管人员及相关责任人的责任。为做好公司信息披露工作,就需要明确相关信息披露义务人的责任,在公司《信息披露管理办法》中,明确了董事、监事、高管人员、主要股东及关联人、子公司、分公司的责任,各单位发生重大事项未报告或报告内容不准确,造成公司信息披露不及时、疏漏、误导,给公司或投资者造成重大损失的,或者受到中国证监会及其派出机构、深圳证券交易所公开谴责或批评的,公司董事会对相关责任人追究相应的责任。
通过建立规范的制度与不间断的学习,公司董事会将及时、准确、完整的披露相关信息,以公开、公平、公正的对待所有投资者。
三、对吉林省证监局现场检查发现问题的整改情况
8月22日-8月24日,吉林省证监局对公司治理状况进行了现场检查。9月13日,吉林省证监局下发了《关于吉林敖东药业集团股份有限公司公司治理专项活动整改建议》(以下建成“整改建议”),对公司治理状况提出了以下评价意见:“你公司公司章程及三会运作等制度规定比较详细、具体,操作性较强,切合公司实际情况,并能够及时根据最新的法律法规予以修订完善;公司基本建立了相对完善的公司治理结构并能够规范运作;内部控制制度建设不断加强,内控意识得到显著提高;控股股东行为较为规范,不存在大股东占款情况;能够严格遵守股改的相关承诺事项;能够制定并执行信息披露管理制度,信息披露存在不及时、不充分的问题”。
吉林省证监局认为公司能够对本次专项活动给予高度重视,能够认真查找自身存在的问题,研究制定切实可行的整改方案,组织相关人员在较短时间内完成有关问题的整改,公司的治理专项活动取得了明显成效,结合日常监管工作中发现的问题对公司提出如下整改建议:董事会下设专门委员会尚待进一步发挥作用;加强对董事、监事和高管人员的培训;进一步强化信息披露工作。《整改建议》同时指出公司未能按照《上市公司信息披露管理办法》的要求,将信息披露公告文稿和相关备查文件报送吉林省证监局。
整改措施:公司今后将严格遵守法律规定,将公司信息披露公告文稿及相关备查文件及时报送吉林省证监局备案。
公司将会以此次活动为契机,加强法律、法规的学习,进一步增强董事、监事、高管人员的规范化运作意识,加强公司治理结构建设,认真落实本次治理活动中提出各项整改计划,对发现的问题及时进行整改,不断完善公司法人治理结构,提高公司整体治理水平,确保公司持续、稳定、快速发展,以更好的经营业绩回报广大投资者。
吉林敖东药业集团股份有限公司董事会
二○○七年十月二十六日