截止2008年6月30日公司治理整改报告中
所列事项整改情况的说明报告的公告
本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整,对公告的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏负连带责任。
根据中国证监会《关于开展加强上市公司治理专项活动有关事项的通知》(证监公司字[200728号])和江苏监管局《关于开展上市公司治理专项活动相关工作的通知》(苏证监公司字[2007]104号)等文件精神,本公司于2007年4月20日起启动治理专项活动工作,在公司内部进行全面和深入地自查工作,并形成《自查报告与整改计划》。2007年7月28日,公司于巨潮网www.cninfo.com.cn披露了经公司第三董事会第六次临时会议审议通过的《江苏天奇物流系统工程股份有限公司关于加强上市公司治理专项活动的自查报告和整改计划》,同时设立专门的电话和电子邮件信箱听取投资者和社会公众的意见和建议。根据自查情况,公司对信息披露等方面存在需完善的地方拟订了整改计划及整改措施,并形成整改报告。2007年10月31日,公司于巨潮网www.cninfo.com.cn披露了经公司第三董事会第九次临时会议审议通过的《江苏天奇物流系统工程股份有限公司关于加强公司治理专项活动的整改报告》。
经过近半年的治理,根据中国证监会最新精神,公司将截止2008年6月30日公司治理整改报告中所列事项整改情况作如下说明:
一、2007年10月31日,公司于巨潮网www.cninfo.com.cn披露了经公司第三董事会第九次临时会议审议通过的《江苏天奇物流系统工程股份有限公司关于加强公司治理专项活动的整改报告》,截止2007年10月31日,公司已完成整改的事项:
1、《整改建议函》指出:进一步提高董、监事和高管人员勤勉意识。公司部分董、监事和高管人员未按《公司章程》的规定,列席公司股东大会,其勤勉尽责意识需进一步加强。
整改情况说明:公司于 2007年9月11 日,以电子邮件的方式将《整改建议函》发送至各位董事、监事和高管人员,要求各位董事、监事和高管人员认真学习江苏证监局《整改建议函》精神,在今后工作中勤勉尽职,无特殊情况下,公司将要求董、监事和高管人员按照《公司章程》的规定,列席公司股东大会,本公司也将在今后的每次股东大会召开时及时提醒董、监事及高管人员,以保证董监事及高管勤勉尽职。该项工作将由董秘办负责执行及监督执行。
2、《整改建议函》指出:进一步规范三会记录。公司三会记录以活页纸形式进行记录,建议公司进一步加强三会记录保存安全性;董事会会议记录存在未列明出席董事姓名的情况,需加强记录完整性。
整改情况说明:进一步规范三会记录。公司董秘办将妥善安全保存三会记录原本,建立建全三会资料的档案管理;加强三会会议的记录,确保会议记录的准确性、完整性。该工作董秘办已完善。
3、《整改建议函》指出:内部审计制度执行情况需加强。公司已设立审计部门,制定了《内部审计制度》,但未见内审工作计划、审计通知书、审计报告、审计意见等内审材料。公司应切实履行《内部审计制度》的规定,做好内部审计工作,确保公司财产安全。
整改情况说明:进一步加强内部审计制度的执行情况。公司已根据《内部审计制度》,要求审计部门于2007年10月底前将2007年审计工作计划与安排上报董事会审计委员会,建立内审工作档案,完善及建立工作计划、审计通知书、审计报告、审计意见等内审材料,以切实履行《内部审计制度》的规定,做好内部审计工作。该项工作目前已整改完毕。
4、《整改建议函》指出:印章管理制度执行情况需加强。公司制定了《公司印章管理制度》,各种印章均办理批准手续,除公章已建立用印登记簿外,合同章、财务专用章未按《公司印章管理制度》的规定建立用印登记簿,财务专用章未见审批手续。建议公司按公司规定执行印章使用程序。
整改情况说明:公司将加强印章管理制度执行情况。公司已于2007年10月29日召开第三届董事会第九次临时会议审议重新修订的《公司印章管理制度》,制订符合实际情况的审批流程与程序,董秘办将监督该制度的执行情况,要求各执行部门严格根据审批流程运行。该项工作目前已整改完毕。
5、《整改建议函》指出:进一步完善公司《信息披露管理制度》。公司应对照我局《关于落实<上市公司信息披露管理办法>相关工作的通知》(苏证监公司字[2007]121号)的要求,将重大事件报告、媒体传闻报告等事项纳入《信息披露管理制度》中。
整改情况说明:进一步完善公司《信息披露管理制度》。公司将对照江苏证监局《关于落实<上市公司信息披露管理办法>相关工作的通知》(苏证监公司字[2007]121号)的要求,将重大事件报告、媒体传闻报告等事项纳入《信息披露管理制度》中。公司已在2007年10月29日召开第三届董事会第九次临时会议时审议修订该《信息披露管理制度》。
6、《整改建议函》指出:进一步加强信息披露管理工作。2006年度,公司在接待机构投资者实地调研时,未严格遵守公平披露原则,透露了公司正处于商业谈判或招投标进程中的业务信息,导致公共传媒出现关于公司上述业务信息的报道,引起了股票交易的异常波动。公司及相关人员受到深圳证券交易所通报批评。公司应吸取教训,加强信息披露管理工作,防范类似情况发生。
整改情况说明:公司自2006年7月起至今,已组织公司各相关人员分批分类地学习了信息披露相关文件。公司将进一步加强信息披露管理工作,强化信息披露审批程序及投资者关系活动接待流程,防范不公平信息披露事件再次发生。公司目前已在日常工作中按照制度及流程运行,今后公司将在日常工作中不断予以加强及完善。
二、在2008年6月30日前,完成的整改事项:
1、《整改建议函》指出:进一步完善经理层内部问责机制。建议公司明确公司经理层的问责机制和奖惩机制,通过对经理层的问责和奖惩,提高管理人员的勤勉尽职意识。
整改情况说明:本公司已于2008年初结合2008年工作计划的制订,在实施《经理工作细则》的基础上,结合公司《内部审计制度》,落实了经理层的业绩考核责任,明确了各经理层人员的职责。
三、截止2008年6月30日,到期未完成整改的事项:
1、《整改建议函》指出:加紧办理相关房屋产权证明。由于公司新建厂区,主要生产经营场所及土地证正在办理中,建议公司抓紧办理。
整改情况说明:本公司全资子公司铜陵蓝天公司新厂区已取得土地证,房产正在办理政府各部门的验收工作。本公司新厂区土地已完成土管部门测绘工作,规划部门正在办理验收手续。
四、截止2008年6月30日,未到整改期的事项:无
五、截止2008年6月30日,持续改进问题整改情况:无
江苏天奇物流系统工程股份有限公司
2008年7月19日